En forudsætning for godt bestyrelsesarbejde er dels det enkelte
medlems engagement og aktiviteter, dels etableringen af rammer, der fremmer det gode bestyrelsesarbejde.
Bestyrelsens sammensætning
Bestyrelsessammensætningen på institutionerne foregår ud fra fastsatte regler i institutionens vedtægter, hvor paritetsprincippet udfoldes. I det øjeblik et bestyrelsesmedlem er udpeget, arbejder medlemmet for institutionens interesse uafhængigt af særinteresser.
Den enkelte institutions vedtægt bestemmer, hvor mange medlemmer bestyrelsen består af, dog 7, 9 eller 11
medlemmer med stemmeret, jf. standardvedtægten.
Bestyrelsen sammensættes, så følgende i institutionens dækningsområde udpeger udefrakommende medlemmer af bestyrelsen:
- Kommunerne (et eller flere medlemmer)
- Arbejdsmarkedets parter (i ligelig repræsentation)
- Institutioner for erhvervsrettet uddannelse
- 2 medarbejderrepræsentanter, hvoraf det ene medlem har stemmeret
- Elevrådet udpeger en tilforordnet til bestyrelsen
Institutionens direktør/rektor er bestyrelsens sekretær og deltager i bestyrelsens møder uden stemmeret.
Af § 15 i Bekendtgørelse af lov om institutioner for forberedende grunduddannelse (retsinformation.dk) fremgår også bestemmelser om personer, der ikke kan være medlem af bestyrelsen.
Bestyrelsens kompetencer
Bestyrelsens medlemmer skal tilsammen have kompetencer, der bidrager til at fremme institutionens aktuelle og fremadrettede virke.
Medlemmer udpeges i deres personlige egenskab og skal tilsammen have erfaring fra relevante ungdomsuddannelser og arbejdsmarkedet for ufaglært beskæftigelse samt med uddannelsesudvikling, kvalitetssikring, ledelse, organisation og økonomi, herunder vurdering af budgetter og regnskaber.
Udpegning
Funktionsperioden for FGU-bestyrelserne er 4 år og følger normalt valgperioden for kommuner. Reglerne omkring udpegning findes i §12 i Bekendtgørelse af lov om institutioner for forberedende grunduddannelse (retsinformation.dk). Derudover fastsætter den enkelte bestyrelse nærmere regler for udpegningen i institutionens vedtægt.
FGU Danmark har udarbejdet en skabelon til brug for udpegning af medlemmer til bestyrelsen.
Brevet sendes til hhv. kommunalbestyrelser i dækningsområder, Dansk Industri og Fagbevægelsens Hovedorganisation, som koordinerer udpegning af repræsentanter for hhv. arbejdsgiver og arbejdstagerne samt til Danske Erhvervsskoler og Gymnasier, som koordinerer udpegning af repræsentanter for erhvervsrettede uddannelser.
Organisering
I bestyrelsesarbejdet er tid en væsentlig faktor, og det er derfor afgørende, at bestyrelsen formår at bruge den effektivt – både under og mellem bestyrelsesmøder. Bestyrelsen kan organisere sig med et formandskab eller et forretningsudvalg. Et forretningsudvalg bør nedsættes af praktiske hensyn, da det er vigtigt, at beslutninger træffes i den samlede bestyrelse. Herudover kan nedsættelse af ad hoc udvalg være fremmende og skabe effektivitet i forbindelse med strategisk vigtige projekter – eksempelvis ved direktøransættelse, byggeprojekter mv.
Formand
Bestyrelsen vælger en formand og evt. en næstformand blandt de udefrakommende medlemmer.
Formanden har til opgave at lede bestyrelsen. Det vil sige, at formanden skal tilrettelægge og lede bestyrelsesmøderne med det mål, at den samlede bestyrelse kan deltage i beslutningsprocessen og altid har institutionens interesse som sit fokus. Det drøftes i bestyrelsen, om formanden skal løse opgaverne i samarbejde med næstformanden eller i et evt. forretningsudvalg. I så fald vil det være væsentligt at få aftalt og kommunikeret arbejdsdelingen i bestyrelsen.
Formandens rolle
- Sætte dagsordenen, stilen og tonen i bestyrelsens arbejde
- Sikre, at bestyrelsen fungerer som et team
- Sikre, at væsentlige beslutning træffes i den samlede bestyrelse
- Aktivere bestyrelsen
- Tilrettelægge og lede bestyrelsesmøder
- Løbende have dialog og sparre med direktør/rektor – herunder gennemføre ledelsesudviklingssamtaler
- Situationsbestemt deltage i de strategiske ledelsesopgaver og den eksterne kommunikation
- Planlægge opkvalificering af bestyrelsesmedlemmer samt introduktion af nye medlemmer
- Sikre at bestyrelsens arbejde evalueres, herunder formandens rolle
Møder
Bestyrelsen afholder mindst 4 årlige møder, jf. standardvedtægten. Der skal dog afholdes møde, hvis mindst 2 bestyrelsesmedlemmer fremsætter krav herom.
Vederlag
Bestyrelsen kan beslutte, at institutionen yder særskilt vederlag til bestyrelsens formand, næstformand, medlemmer af forretningsudvalget samt øvrige bestyrelsesmedlemmer.
Beslutning om at yde vederlag gælder indtil udløbet af valgperioden for de enkelte medlemmer, medmindre bestyrelsen har besluttet noget andet.